In vielen Unternehmen gilt nur als fleißig und erfolgreich, wer am Abend möglichst lange am Schreibtisch sitzen bleibt, wer Informationen beim Tratsch mit Kolleg*innen in der Küche bei Kaffee und Kuchen austauscht oder sich in mitunter enervierende Meetings setzt.
Es geht auch anders. Nach der Corona-Krise wird es weiterhin Homeoffice geben. Vielleicht nicht mehr so häufig und intensiv, in manchen Branchen mehr, in anderen weniger, aber es wird die Mischform von Homeoffice/Büro, kurz HOB, wie sie auch jetzt schon Eingang in unsere Arbeitswelt gefunden hat, bestehen bleiben.
Vielen fehlt in der ausschließlich virtuellen Welt das direkte Gegenüber, der persönliche Austausch. Das Wechselspiel der Arbeitsformen jedoch ist geeignet, Abwechslung in den Arbeitsalltag zu bringen, Termine überlegter zu planen und Kreativität zu fördern.
In der HOB-Form wird es beides geben - Homeoffice-Phasen werden sich mit Phasen des direkten Kontakts mit Kolleg*innen, Partner*innen und Kund*innen im Büro abwechseln. So kommen die Vorteile beider Welten zum Tragen.
Grundsätzliches damit virtuelle Meetings reibungslos funktionieren:
- Gute Ausrüstung/Technologie ist unumgänglich. Dazu gehören Computer, entsprechende Software und Apps, Webcam, Mikrofon und auch Kopfhörer, wenn kein eigener Arbeitsraum vorhanden bzw. keine ungestörte Arbeit möglich ist. Eine gute Internetverbindung vorausgesetzt.
- Im Idealfall sollten Mitarbeiter*innen die Kultur des Unternehmens, die Kolleg*innen bereits persönlich kennen, bevor sie weitestgehend digital/im Homeoffice arbeiten.
- Die Kommunikation bei Online-Meetings muss eindeutig sein - das heißt, klare Aufträge und Verantwortlichkeiten. Im Büro kann schlechte Kommunikation leichter korrigiert werden, als beim Meeting im Homeoffice.
- Pünktlichkeit bei Online Terminen sollte oberste Priorität sowohl beim Chef als auch bei den Mitarbeitern haben, denn niemand will vor dem Bildschirm sitzen und warten bis alle endlich eingetroffen sind.
- Essen bei Online-Terminen – außer es ist ein Socialising-Termin ist ein NoGo...keiner will dem Andern beim Zermahlen seines Müslis zusehen.
Was ist vom Veranstalter zu beachten:
- Die technischen Voraussetzungen und entsprechenden Tools sollten vor der ersten Durchführung eines Online-Meetings/einer Konferenz getestet werden. Welche Möglichkeiten habe ich? – Bildschirm teilen, Chat-Funktionen, was kann der Moderierende bestimmen, was ist für die Teilnehmer*innen alles möglich, sind Gruppenarbeiten möglich, können Umfragen gestaltet werden etc.
- Test für unerfahrene Teilnehmer*innen schon vor dem eigentlichen Termin.
- Bei Online-Meetings sollten die Positionen – Leiter*in, Administrator*in bzw. Moderator*in und Schriftführer*in - klar aufgeteilt werden. Inhaltliches und Organisatorisches sollten getrennt werden.
- Gut ist es, schon vor dem Termin eine Agenda mit den zu besprechenden Punkten an die Teilnehmer*innen zu schicken, damit sie sich vorbereiten können. Außerdem sollten die Teilnehmenden per E-Mail aufgefordert werden, schon 15 Minuten vor dem Termin einzutreten, um etwaige technische Hürden beseitigen zu können.
- Vorab festlegen, ob schriftliches Protokoll oder Audio-Aufnahme (Achtung: benötigen viel Speicherplatz). Außerdem müssen die Teilnehmenden über die Aufnahmen informiert werden.
- Bei längeren Meetings Pausen ankündigen und Rückkehrzeiten mit Uhrzeit angeben.
- Der Meeting- oder Konferenzraum sollte schon 30 Minuten vor dem Start für die Teilnehmer*innen geöffnet sein.
- Am Beginn des Meetings Regeln festlegen: Etwaige Lärmquellen im Hintergrund abstellen / Mikro ausschalten, wenn man nicht redet – das kann auch vom Moderator gemacht werden.
- Es sollte vorab ausgemacht werden, ob Wortmeldungen per realen Handzeichen oder aber durch virtuelles Handheben.
- Soll der Hintergrund/die Umgebung gesehen werden? Wenn nein, dann kann dieser ausgeblendet und ein neutraler Hintergrund ausgewählt werden.
- Entscheidungen sollten am Ende wiederholt bzw. zusammengefasst werden.
Empfehlungen für Teilnehmer*innen:
- Ruhige Umgebung, nötige Unterlagen bereitlegen
- Kopfhörer oder Headset verwenden – dadurch können Rückkoppelungen vermieden werden.
- Distanz zum WLAN-Router geringhalten.
- Alle Programme und Anwendungen, die man beim Termin nicht benötigt, schließen. Sie verbrauchen nur unnötig Verbindungsressourcen.
- Soll mein Hintergrund/meine Umgebung gesehen werden? Ist er neutral genug? Wenn nein, dann kann dieser ausgeblendet und ein neutraler Hintergrund ausgewählt werden.
- Sollte die Verbindung sehr schlecht sein, ankündigen, dass man die Kamera ausschalten wird, um die Tonqualität zu verbessern.
- mit Klarnamen am Meeting teilnehmen und nicht mit Kürzel oder Kosenamen.
